Miten sosiaalisen median viestintään pitäisi resursoida tutkimushankkeissa? – Videopodcast #5

Viidennen videopodcastin aiheena on Tommi Kivimäen kysymys Twitteristä: Onko someviestintää resursoitu jollain tasolla tutkimushankkeiden suunnitelmissa? Vai tapahtuuko se vain ad-hoc tyyliin?

Omien kokemuksiemme mukaan sosiaalisen median viestintää ei ole resursoitu eikä budjetoitu tutkimushankkeiden suunnitelmissa. Poikkeuksen tässä muodostaa sosiaalista mediaa jollain tavalla tutkivat tutkimushankkeet, esimerkiksi Tampereen teknillisen yliopiston ja Åbo Akademin SOITA-hanke ja Jyväskylän yliopiston, Aalto-yliopiston, Oulun yliopiston ja Jyväskylän ammattikorkeakoulun Dimar-hanke. Riippuen rahoittajista ja rahoitusehdoista tutkimushankkeissa on vaihtelevissa määrin budjetoitu ostopalveluita, jotka osaltaan mahdollistavat myös sosiaalisen median palveluiden ja työkalujen hankkimisen, mutta näitä ei tyypillisesti ole korvamerkitty juuri kyseiseen käyttötarkoitukseen ja usein ostopalveluista valtaosa kuluu nimenomaan tutkimuksen tekemistä tukeviin palveluihin kuten tutkimusaineiston hankintaan, haastatteluiden litterointiin, artikkeleiden kielentarkistukseen, ja konferenssien osallistumismaksuihin.

Meidän mielestämme kuitenkin sosiaalisen median viestintään pitäisi budjetoida erikseen ja varata siihen resursseja. Tyypillisesti sosiaalisen median viestintää tutkimushankkeissa hoitaa joku tutkijoista, joka on ennestään aktiivinen sosiaalisessa mediassa. Joko niin että tutkija itse ottaa aktiivisen roolin tutkimushankkeesta viestimisessä sosiaalisessa mediassa tai niin että muut antavan tämän tehtävän hänelle.

Olennainen kysymys lieneekin kuinka paljon sosiaalisen median viestintää kannattaisi resursoida ja budjetoida?

Ensimmäisenä kannattaa tietenkin miettiä mitkä ovat tutkimushankkeen tavoitteet ja kuinka suuressa merkityksessä viestintä ylipäätään nähdään hankkeen onnistumisen kannalta. Tavoitteiden asettaminen ja tutkimushankkeen mahdollinen viestintäsuunnitelma tai hyödyntämissuunnitelma antaa hyvät raamit sosiaalisen median viestintään panostamiselle.

Resursoinnin näkökulmasta sosiaalisen median viestintään kannattaa varata ainakin yhdestä tunnista yhteen päivään viikossa, riippuen tutkimushankkeiden tavoitteista ja tarpeista. Tutkimushankkeilla on esimerkiksi erilaisia tarpeita sisäisen ja ulkoisen viestinnän suhteen. Toisissa tutkimushankkeissa sisäinen viestintä voidaan hoitaa pääosin kasvokkain, jos esimerkiksi kaikki tutkijat ovat samassa huoneessa tai sijoittuneita esimerkiksi saman käytävän varrelle. Jos taas tutkijoita on useista yliopistoista ja useilta aikavyöhykkeiltä, niin usein ei ole edes muuta vaihtoehtoa kuin hoitaa sisäinen viestintä hyödyntäen sosiaalisen median palveluita, kuten Skype, Skype for Business, Lync, Google Hangouts, tai Adobe Connect. Tällöin esimerkiksi voi olla syytä varata vähintään tunti jokaisesta viikosta yhteistä aikaa viestintään sosiaalisessa mediassa, jossa käydään läpi tutkimuksen etenemistä ja tekemistä.

Vastaavalla tavalla ulkoiseen viestintään sosiaalisessa mediassa kannattaa varata vähintään tunti joka viikosta aikaa, jolloin voi tehdä tarvittavat päivitykset tutkimuksen tuloksista ja tutkimuksen etenemisestä sosiaalisen median kanaviin, mm. Twitteriin ja LinkedIniin, ja rahoittajien edellyttämiin palveluihin, esimerkiksi Tekesin Hankegalleriaan. Ajankäytön resursointi riippuu siitä mitä kanavia on valittu käytettävän viestintään. Vähemmän aikaa kuluu jos esimerkiksi tutkimuksen tuloksista ja etenemisestä viestitään ainoastaan Twitterissä, LinkedIn:ssä ja Facebookissa käyttäen tutkijan omaa tiliä. Jos tutkijat jakavat tämän lisäksi tutkimusartikkelinsa tutkijoille tarkoitetuissa sosiaalisissa verkostoissa, kuten ResearchGate ja Academia.edu, niin aikaa kannattaa varata lisäksi noin 1-2 tuntia kuukaudessa päivityksen tekemiseen. Jos taas tutkimushankkeella on omat verkkosivut tai blogi yliopiston tarjoamalla alustalla tai ulkoisella alustalla kuten WordPress, niin luonnollisesti sen päivittäminen ja uusien uutisien / blogikirjoituksien kirjoittaminen vie oman aikansa. Jos esimerkiksi tähtää siihen, että kerran viikossa julkaisee uuden blogikirjoituksen, niin kannattaa varata joka viikko pari kolme tuntia yksinomaan tuon blogikirjoituksen laatimiseen.

Sosiaalisen median viestinnän resursointiin vaikuttaa myös paljolti se, kuinka paljon omasta organisaatiosta löytyy sosiaalisen median osaamista valmiina ja kuinka paljon sitä on käytettävissä tutkimushankkeen tarpeisiin. Viestintään kuluvan ajan lisäksi on syytä huomioida, että riippuen mitä ratkaisuja valitaan ja noudatetaanko esimerkiksi yliopiston graafista ilmettä ja ohjeistoa vai luodaanko tutkimushankkeelle oma graafinen ilme ja brändi, on työmäärä aivan erilainen. Käyttövalmiiden ratkaisuiden, ovat ne sitten yliopiston tarjoamia tai ulkopuolisen palveluntarjoajien isännöimiä, käyttöönottoon kuluu luonnollisesti vähemmän aikaa, kun jos itse asentaa ja konfiguroi palvelut esim. webhotelliin, virtuaalipalvelimelle tai omalle palvelimelle. Jos on tarkoituksen mukaista rakentaa esimerkiksi tutkimushankkeelle oma brändi, sisältäen yhtenäisen graafisen ilmeen, logon sovitettuna erilaisiin käyttötarkoituksiin ja sosiaalisen median palveluihin, niin tällöin voi projektiin mennä helposti aikaa viikosta yhteen kuukauteen.

Toinen puoli yhtälöä on vielä kustannukset. Se kuinka paljon kustannuksia tarvitsee ja kannattaa budjetoida riippuu luonnollisesti siitä mitä on tarvetta hankkia. Kuinka paljon tarvitsee ostaa ulkopuolisia palveluita, tarvitaanko omaa verkko-osoitetta (domainia), onko tarvittava kalusto/laitteisto ja ohjelmistot valmiina vai tarvitseeko ne erikseen hankkia? Lähtökohtaisesti monet sosiaalisen median palvelut ovat ilmaisia, mutta joistain ominaisuuksista ja työkaluista joutuu myös maksamaan. Hyvin pienelläkin budjetilla voi kuitenkin pärjätä. Esimerkiksi 100 € – 500 € vuosibudjetilla sosiaaliseen mediaan liittyviin hankintoihin pääsee jo pitkälle. Sillä saa esimerkiksi ulkopuolisen palveluntarjoajan isännöimät tai webhotellin asennettavat blogit (esim. WordPress) ja wikit (esim. MediaWiki) käyttöön. Kehittyneempiä alustoja, jotka tukevat erityisesti sosiaalisen median viestintää, edustaa esimerkiksi suomalainen Flockler. Yllä mainittuja palveluja hyödyntämällä 500 € budjetista saattaa riittää vielä rahat esimerkiksi logon ja ulkoasun hankkimiseen mm. 99desings.com palvelusta.

Videotuotanto

Resursoinnin ja budjetoinnin näkökulmasta kannattaa vielä erottaa tarpeet liittyen videointiin. Jos tutkimushankkeella on tarvetta tehdä esimerkiksi videotaltiointeja, haastatteluja tai videopodcasteja, niin kustannukset ja resursointi luonnollisesti eroavat edellä kuvatuista sosiaalisen median viestintäratkaisuista.

Halvimmillaan siedettävää laatua kuvaavan kameran saa alle 300 eurolla. Näin halpoihin kameroihin ei usein kuitenkaan saa liitettyä ulkoista mikrofonia, joka on melkolailla vaatimus hyvälaatuiselle äänentallennukselle. Näinollen kannattaa budjetoida myös ainakin 200-300 euroa ulkoiseen äänentallentimeen ja mikrofoniin. Lisäksi kannattaa budjetoida ainakin 100-300 euroa valaistuskalustoon, jolla esim. haastattelut saadaan vallitsevista valaistusolosuhteista huolimatta taltioitua.

Sekä Windows että Mac alustoille on ilmaiseksi käyttöjärjestelmän mukana tulevat videoeditointiohjelmistot. Windowsilla Movie Maker ja Macillä iMovie. Näistä iMovie on huomattavasti monipuolisempi ja ominaisuuksiltaan vastaa karsittua ”ammattimaisempaa” editoria. iMoviella pärjää jo hyvin pitkälle, mutta on suositeltavaa investoida esimerkiksi Final Cut Pro (Mac, 280€) tai Sony Vegas (Win, 550€) editointiohjelmiin, joilla onnistuu esimerkiksi ulkoisen äänitallenteen ja videon synkkaaminen jälkikäteen automaattisesti.

Täytyy myös muistaa, että videoiden renderöinti vaatii tietokoneelta suoritustehoa enemmän kuin päivittäinen työskentely. Mikäli tarpeeksi tehokasta työasemaa ei ole ennestään, kannattaa siihen investoida kerralla kunnolla. Samaa laskentatehoa voi käyttää myöhemmin myös muuhun resurssi-intensiiviseen työhön kuten esim. simulointien ajamiseen. Oma suosituksemme on mobiliteettiä ja tehoa tarjoava Applen Macbook Pro mallisto (mallista riippuen noin 1500-2500€), jonka mukana tulee ilmaiseksi myös edellä mainittu iMovie ohjelmisto.

Mikäli videotuotannon laatuun haluaa panostaa oikein kunnolla, kannattaa hankkia hieman edistyneempi kamera kerralla, joka tarjoaa ammattimaisempia tapoja esimerkiksi tallentaa ääntä ulkoisesta mikrofonista suoraan kameran muistiin. Investoimalla esim Canon XA10 videokameraan noin 1500 euroa, ja ulkoisiin haulikko- ja nappimikrofoneihin 500 euroa, pystyy videoita taltioimaan jo hyvin vaativissakin olosuhteissa, kuten esimerkiksi luentosaleissa tai meluisissa ympäristöissä. Jokatapauksessa äänenlaatuun kannattaa aina panostaa; ihmisen alitajunta antaa anteeksi huonon kuvanlaadun, mutta jos äänenlaatu on huono, ei edes hyvä kuvanlaatu kompensoi sitä. Toisaalta aidossa ja mielenkiintoisessa sisällöntuotannossa sisältö on aina tärkein, ja laadusta ei kannata aluksi liikaa stressata, kunhan sisältö on hyvin suunniteltu. Myös sanonta ”Done is better than perfect!” pitää harvinaisen hyvin paikkansa.

Jos henkilökunnasta tai yliopiston viestinnästä ei löydy henkilöä, joka osaa tai on halukas opettelemaan videotuotannon perusteita, kannattaa videotuotanto luultavasti ostaa palveluna muualta. Optimaalisin tilanne toki olisi, jos jokaisella tutkimusryhmällä olisi oma henkilö, joka ymmärtää substanssin ja osaa myös tuottaa laadukkaita videoita tutkimuksen tarpeisiin. Jos näin ei kuitenkaan ole, niin esimerkiksi sometutkijalle.fi:ltä voi ostaa videotuotantoa palveluna. Toteutamme esimerkiksi itse erilaisia haastattelu-, videoblogi- ja taltiointivideoiden kuvauksia ja niiden editointia valmiiksi lopputuotteeksi. Lisäksi yhteistyökumppaneidemme kautta onnistuu myös vaativammatkin videotuotantoprojektit, sekä esimerkiksi graafisen ilmeen suunnittelu ja toteutus tutkimusprojekteja varten. Tämän lisäksi toteutamme myös sosiaalisen median viestinnän ja sisältömarkkinoinnin suunnitelmia tutkimusyksiköille ja hankkeille.

– Jari & Olli

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *